作為一家專業從事會務服務的公司，在2020年初新冠肺炎疫情期間，由于全國封鎖，人員不能任意流動，導致現場會議業務量大大縮水。公司決策層為了應對新的市場需求，適應新形勢下會務服務的要求，決定產業轉型，采用互聯網技術，通過會務在線直播平臺，實現全國異地同時在線會議的新模式，在2020年初與客戶的協調磨合之中，發現遠程視頻會議具有以下優點：

（1）    節省了時間成本，提高效率。

疫情之前，某企業需要召開一次全國性的學術會議，我們不計確定召開之前的決策時間，光光從確定時間、地點、人員之后開始算起，主辦方大約需要花費2個月左右的籌備時間，其中還有一些工作是分包給第三方服務公司完成的。其中需要完成的工作大致有如下一些：（1）邀請函的設計制作及送達（電子邀請函可通過微信、郵件、QQ等通訊手段完成）；（2）酒店的落實；（酒店交通是否方便?酒店星級是否合規？包括會場大小適合合適？住宿條件是否滿足？用餐標準是否超標？會期與酒店檔期是否沖突？等等等等，問題眾多，需要一一溝通落實）；在酒店的選擇上，主辦方往往需要先期派員至酒店考察，落實細節�；ㄙM大量人力和金錢。（3）與參會者落實細節；這其中又包含以下若干問題：參會者是否有檔期？參會者出行的交通方式？是否安排車輛接送？是否需要全程陪同？這里面還有會議VIP人員的參會問題，作為主辦方更是重中之重，需要慎之又慎考慮更全面的問題。（4）會后跟蹤；包括參會人員是否安全抵達原工作單位？需電話回訪參會人員的感受。對于不同要求的會議，其實需要落實的事情遠不止以上羅列的這幾點，這一圈工作做下來，至少需要2-3人的團隊協同作戰，2個月內完成算是非常不錯的。另外還有一點很重要，現場會議的變動性很大，百事通會務在某一次會務接待過程中曾經出現同一位參會人員前后改簽、退票11次的情況，讓人不勝其煩，是要把人逼瘋的節奏。如果大會采用遠程視頻會議的形式，通過實踐發現，會議前期的準備工作，一個人一周足以搞定。大大節省了會前的準備時間。其實不難發現，會前準備主要精力會浪費在酒店的甄選以及參會人員參會細節的落實過程中，而遠程視頻會議恰恰省去了這兩個環節，所以能大大節省時間。

（2）    節省了經濟成本，減少腐敗和浪費。

無論會前會中會后，現場會議的細節落實過程中，勢必會涉及人員的交通、食宿、通訊等費用。而遠程視頻會議不涉及酒店會場、住宿、參與、交通，所以大大節省了主辦方的經濟成本。另外，在實際辦會的過程中，我們會發現，現場會議會造成很多的浪費。比如酒店住宿，酒店往往都是需要在會前落實房間數量，確保一個最低用房數量，但是往往實際會議中會出現訂房數量遠遠大于參會人數所需房間數量，此時，酒店方式不愿意退費的，造成主辦方在住宿問題上的浪費。還有一種情況是參會人數遠遠大于了預訂的房間數，這就很尷尬了，參會者沒有房間可住，只能就近找酒店安排住宿，給參會者不好的會議體驗。這兩種情況對于主辦方都是不想看到的情況，但是又從來無法避免。在用餐問題上同樣存在這個浪費或預估不足的情況。

（3）    擺脫了時空的限制。持續的霧霾天氣、擁堵的交通路況、肆虐的新冠疫情，讓人從心理上不愿在路上奔波，甚至為了自己和他人根本就不能在路上奔波不能聚集。遠程視頻會議系統基于網絡運行，讓人們能夠足不出戶的跨地域“面對面”溝通，人們可以隨時隨地輕松接入視頻，從大型會議室、到桌面會議、到小巧的手機設備、到ipad文庫，都可以遠程進入會議，真正在沒有霧霾、沒有堵車、沒有流感的安全愉悅的環境中、在大量節約時間、節約成本的高效中做到無處不溝通，無時不決策。

（4）    使會議流程和各環節標準化，滿足了企業會議的合規要求。各行各業的大型會議都會受到上級主管部門甚至國家有關部門的監督檢查，在會議合規上各個企業都很重視，不希望任何一個環節出現問題，但是現場會議某些環節可控性不強，面對不合理要求和訴求無法拒絕，這就給會議合規留下了很大的隱患，這也是會議主辦方頭疼的痛點。遠程視頻會議系統的運用可以節省政府及企業高額的差旅費用，并可以避免某些政府官員假借出差名義而產生的“舌尖上的浪費”、“車輪上的腐敗”，使會議流程和各環節都能做到標準化，不存在特殊化，同時又避免了當面拒絕的尷尬。因此在企業會議合規上，遠程視頻會議系統的投入使用會使會議合規工作更規范、更輕松、更簡單。